Klachtenregeling Stichting Vernieuwingsonderwijs Uiterwaarden

Hoofdstuk 1 – Algemene bepalingen

Artikel 1 – Doelstelling

Deze klachtenregeling heeft tot doel:

het bieden van een laagdrempelige en zorgvuldige procedure voor de behandeling van klachten;
het waarborgen van een objectieve en onafhankelijke beoordeling;
het bevorderen van kwaliteitsverbetering binnen de organisatie;
het beschermen van de belangen van alle betrokken partijen.

Deze regeling is vastgesteld met inachtneming van de Wet op het primair onderwijs (WPO), de Wet op het voortgezet onderwijs (WVO), de Algemene wet bestuursrecht (Awb) voor zover van toepassing, en de uitgangspunten van de Landelijke Klachtencommissie Onderwijsgeschillen.

Artikel 2 – Reikwijdte

Deze regeling is van toepassing op klachten over gedragingen, besluiten of het nalaten daarvan door medewerkers, directie, bestuur of personen die werkzaam zijn onder verantwoordelijkheid van Stichting Vernieuwingsonderwijs Uiterwaarden.
De regeling geldt voor leerlingen, ouders/verzorgers, medewerkers, vrijwilligers en overige bij de school betrokken personen.

Artikel 3 – Begripsbepalingen

In deze regeling wordt verstaan onder:

School: een onderwijsinstelling als bedoeld in de WPO en WVO;
Bevoegd gezag: het bestuur van Stichting Vernieuwingsonderwijs Uiterwaarden;
Klacht: een schriftelijke uiting van onvrede over een gedraging, besluit of nalaten daarvan;
Klager: degene die een klacht indient;
Aangeklaagde: degene op wie de klacht betrekking heeft;
Behandelaar: de functionaris die bevoegd is tot inhoudelijke behandeling van de klacht;
Interne vertrouwenspersoon: een door de school aangewezen medewerker belast met vertrouwelijke ondersteuning;
Externe vertrouwenspersoon: een onafhankelijke, door het bevoegd gezag benoemde vertrouwenspersoon.

Hoofdstuk 2 – Informele fase en bemiddeling

Artikel 4 – Informele afhandeling

De klager bespreekt de klacht in eerste instantie met de aangeklaagde en/of diens leidinggevende.
Doel van deze fase is het in onderling overleg vinden van een oplossing.
Het bevoegd gezag kan richtlijnen vaststellen ter ondersteuning van deze fase.
Indien de klacht naar het oordeel van de klager niet afdoende is opgelost, kan worden overgegaan tot bemiddeling of formele klachtindiening.

Artikel 5 – Bemiddeling

Indien partijen dat wensen, kan het bevoegd gezag bemiddeling initiëren via de vertrouwenspersonen.
Deelname aan bemiddeling is vrijwillig.
Iedere partij kan zich laten bijstaan door één vertrouwenspersoon.
De vertrouwenspersonen rapporteren uitsluitend over de haalbaarheid en het resultaat van bemiddeling, met inachtneming van de geheimhoudingsplicht.

Hoofdstuk 3 – Vertrouwenspersonen

Artikel 6 – Aanwijzing en positie

Iedere school beschikt over minimaal één interne vertrouwenspersoon.
Het bevoegd gezag benoemt twee externe vertrouwenspersonen.
Vertrouwenspersonen functioneren onafhankelijk en zonder inhoudelijke aansturing door het bevoegd gezag.

Artikel 7 – Taken en bevoegdheden

De vertrouwenspersoon heeft onder meer tot taak:

het bieden van opvang, ondersteuning en advies aan klagers;
het informeren over procedures en mogelijke vervolgstappen;
het begeleiden bij klachtindiening;
het signaleren van structurele knelpunten aan het bevoegd gezag op geanonimiseerd niveau.

Artikel 8 – Geheimhouding

Vertrouwenspersonen zijn verplicht tot geheimhouding van alle informatie die hen in het kader van hun functie ter kennis komt.
Uitsluitend bij wettelijke verplichtingen, strafbare feiten of zwaarwegende morele noodzaak kan hiervan worden afgeweken.

Hoofdstuk 4 – Formele interne klachtbehandeling

Artikel 9 – Indienen van een klacht

Een klacht wordt schriftelijk ingediend via het door het bevoegd gezag vastgestelde klachtenformulier.
De klacht bevat ten minste:
a. naam en contactgegevens van de klager;
b. omschrijving van de gedraging;
c. datum of periode waarop de klacht betrekking heeft;
d. naam van de aangeklaagde;
e. handtekening van de klager.
Indien de klacht onvolledig is, wordt de klager in de gelegenheid gesteld deze binnen twee weken aan te vullen.

Artikel 10 – Termijnen

Klachten worden in beginsel ingediend binnen één jaar na de gebeurtenis waarop zij betrekking hebben.
De behandelaar bevestigt binnen vijf werkdagen schriftelijk de ontvangst van de klacht.
De klacht wordt uiterlijk binnen zes weken afgehandeld. Deze termijn kan eenmaal met vier weken worden verlengd.
Van verlenging wordt de klager schriftelijk gemotiveerd in kennis gesteld.

Artikel 11 – Ontvankelijkheid

Een klacht kan niet-ontvankelijk worden verklaard indien:
a. deze niet binnen de gestelde termijn is ingediend;
b. reeds eerder over dezelfde klacht is beslist;
c. de klacht onvoldoende concreet is;
d. de klacht betrekking heeft op algemeen beleid.
De beslissing tot niet-ontvankelijkheid wordt schriftelijk gemotiveerd meegedeeld.

Artikel 12 – Hoor en wederhoor

Zowel klager als aangeklaagde worden in de gelegenheid gesteld hun standpunt toe te lichten.
Van gesprekken wordt een schriftelijk verslag opgesteld.
Betrokkenen krijgen de gelegenheid hierop te reageren.

Artikel 13 – Besluitvorming

De behandelaar neemt na afronding van het onderzoek een gemotiveerd besluit.
Het besluit bevat ten minste:
a. een samenvatting van de klacht;
b. bevindingen;
c. conclusie;
d. eventuele maatregelen of aanbevelingen.
Het besluit wordt schriftelijk aan betrokkenen verstrekt.

Hoofdstuk 5 – Externe klachtbehandeling

Artikel 14 – Landelijke Klachtencommissie

Indien de klager zich niet kan verenigen met de interne afhandeling, kan de klacht worden voorgelegd aan de Landelijke Klachtencommissie Onderwijsgeschillen.
Het bevoegd gezag verstrekt alle noodzakelijke informatie aan de commissie.
Het bevoegd gezag wijkt slechts gemotiveerd af van het door de commissie uitgebrachte advies.

Hoofdstuk 6 – Privacy en gegevensbescherming

Artikel 15 – Privacybepalingen

Alle bij de klacht betrokken functionarissen handelen conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
Persoonsgegevens worden uitsluitend verwerkt voor doeleinden die samenhangen met de klachtenafhandeling.
Gegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk.
Verslaglegging door vertrouwenspersonen vindt uitsluitend geanonimiseerd plaats.

Hoofdstuk 7 – Verslaglegging en evaluatie

Artikel 16 – Jaarverslag

De vertrouwenspersonen brengen jaarlijks een geanonimiseerd verslag uit aan het bevoegd gezag.
Het bevoegd gezag rapporteert in het bestuursverslag over het aantal en de aard van klachten.
De regeling wordt minimaal eens per vier jaar geëvalueerd.

Hoofdstuk 8 – Slotbepalingen

Artikel 17 – Onvoorziene gevallen

In gevallen waarin deze regeling niet voorziet, beslist het bevoegd gezag met inachtneming van de beginselen van behoorlijk bestuur.

Artikel 18 – Inwerkingtreding

Deze regeling treedt in werking op 1-8-2026.
Met de inwerkingtreding vervallen eerdere klachtenregelingen.

Artikel 19 – Citeertitel

Deze regeling wordt aangehaald als:
“Klachtenregeling Stichting Vernieuwingsonderwijs Uiterwaarden”.

Privacy

Alle functionarissen die bij de behandeling van de klacht betrokken zijn, werken in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Persoonsgegevens worden zorgvuldig en vertrouwelijk verwerkt en alleen ingezet voor het afhandelen van de klacht. De jaarlijkse verslaglegging door vertrouwenspersonen gebeurt op geaggregeerd niveau en zonder herleidbare persoonsgegevens.

Deze klachtenregeling geldt voor de school vallend onder Stichting vernieuwingsonderwijs Uiterwaarden.